Cómo Dejar de Evitar las Tareas Importantes

Una guía sobre productividad 3/3

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Este es el último artículo de la serie sobre productividad:

1. Descubrir nuestros objetivos

2. Decidir dónde invertir el tiempo

3. Dejar de evitar las tareas importantes - Artículo de hoy

¿Nunca te has preguntado por qué en nuestro rato libre disfrutamos leyendo libros, haciendo sudokus, discutiendo con amigos o diseñando álbumes de fotos, mientras que en el trabajo nos fatiga leer emails, rellenar excels, hacer reuniones o diseñar presentaciones? Todas estas tareas requieren un esfuerzo parecido, de modo que la respuesta no está en las tareas, sino en tu actitud hacia ellas.

Hoy hablaremos de cuatro ejercicios que pueden ayudarnos a afrontar las tareas importantes cuando no tenemos la motivación para hacerlo.

• 🏔 Recuperar la motivación perdida

• 🏴‍☠️ Estar cómodo en la incomodidad

• 📏 Cambiar el sistema de evaluación interno

• 🚀 Dejar de planificarte y pasar a la acción

Afilar la sierra

Antes de comenzar me gustaría aclarar un matiz. Aunque estos ejercicios puedan parecer una tarea adicional que nos sacará tiempo, lo cierto es que tenemos que entenderlos como el famoso concepto de “afilar la sierra”.

En su libro, Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, Stephen Covey te invita a que imagines a un leñador que se pasa el día cortando árboles. Lleva más de cinco horas trabajando. Cuando lo ves exhausto, le preguntas por qué no para un momento a afilar su sierra, así podrá ir más rápido. Pero el leñador contesta que tiene tanto trabajo que no tiene tiempo para hacerlo.

En nuestro caso sucede lo mismo, en nuestro día a día tenemos tanta prisa por terminar las tareas que nos lanzamos a ejecutar una tras otra. Afilar la sierra quiere decir parar un momento para hacer aquellos ejercicios que nos ayudarán a ser más efectivos cuando trabajemos.

Esto es lo que intento conseguir con los ejercicios que explicaré a continuación. Sin embargo, esto no quiere decir que te lances a hacerlos todos porque sí. Está en tu mano decidir cuáles te ayudarán a ser más efectivo y cuáles no.

🏔 Recuperar la motivación perdida

Como dice Robert Greene, en el campo de batalla hay mucha confusión, ya que tienes que reaccionar constantemente a lo que sucede a tu alrededor. Tu día a día está lleno de urgencias, emails, reuniones, etc. Todo esto te hace perder de vista el objetivo final y como consecuencia, perder la motivación.

Si durante la batalla subes a una montaña cercana, podrás ver claramente qué está sucediendo en el campo, podrás ver tu objetivo y las estrategias más efectivas para alcanzarlo. Desde arriba, lo que antes pensabas que era importante ahora te das cuenta de que no lo es. Serás consciente del progreso real de la batalla y tomarás mejores decisiones sobre hacia dónde debes dirigirte y cómo debes proceder.

Parar a analizar nuestros objetivos es subir a esa montaña, recordar por qué estamos luchando y ver cuánto hemos progresado. Esto es lo que nos permite recuperar nuestra motivación. Pero además también nos ayudará a deshacernos del sentimiento de urgencia que nos generan las tareas irrelevantes del día a día, y a tomar mejores decisiones a largo plazo.

Para subir a esa montaña, podemos hacer dos ejercicios:

Ejercicio 1: Preparar una carta de compromiso

Consiste en crear un documento con la siguiente información:

• ¿Por qué quieres conseguir este objetivo?

• ¿Qué te motiva a perseguirlo?

• ¿Cómo cambiará tu vida cuando lo consigas?

No te centres únicamente en dar una respuesta racional. Usa imágenes, referencias de libros, escenas de películas o describe situaciones que te ayuden a recordar el sentimiento que hizo que quisieras alcanzarlo.

Cada vez que sientas que tu motivación disminuye, recupera el documento y revísalo.

Ejercicio 2: Recuerda tus logros

Otro ejercicio para cuando sientas que te falta motivación, es hacerte dos preguntas:

• Si este año únicamente consiguieras estos objetivos, ¿qué supondría para ti?

• ¿Cuánto has progresado desde que comenzaste?

Personalmente, prefiero usar la escritura para responderlas, ya que ayuda a organizar las ideas y no dispersarse.

Mientras que la primera pregunta te hace desear el futuro, la segunda te hace mirar al pasado y darte cuenta de lo fácil que sería perder todo lo que has construido. Ambas cosas nos ayudarán a mejorar la fuerza de voluntad.

🏴‍☠️ Estar cómodo en la incomodidad

La mayoría de tareas que no nos apetece hacer cumplen dos requisitos: Son importantes y no sabemos cómo abordarlas. La razón es que la tarea importante es en la que nos importa fracasar, y el miedo al fracaso nos genera incomodidad. Cada vez que pensamos en esa tarea, los niveles de ansiedad suben y se dispara una alerta. Nuestro cerebro no distingue entre un peligro real o una presentación en público, las dos situaciones nos generan la misma respuesta biológica: huir para protegernos. Esto nos lleva a dos comportamientos: No abordar la tarea importante hasta que es inevitable, o abordarla rápido para cerrarla cuanto antes. Ambas son malas opciones.

En este pequeño fragmento John Cleese habla sobre la creatividad, explica por qué hay guionistas con mucho talento que escriben guiones ordinarios, mientras que hay personas ordinarias que acaban escribiendo los mejores guiones. La razón es la siguiente: Los primeros cierran el guión cuanto antes, aunque sea mediocre, con tal de no sentir la incomodidad de tener el problema abierto. Suelen ser personas más decididas que buscan proyectar una imagen de seguridad. Sin embargo, los segundos están dispuestos a pasarse un buen rato en esa zona de incomodidad, explorando nuevas posibilidades, antes de tomar una decisión final. La conclusión es que, tu tolerancia a estar en la zona de incomodidad y a mantenerte en ella antes de tomar la decisión final, puede marcar la calidad de tu trabajo mucho más que no el talento que tengas.

Ejercicio: Cómo tolerar la incomodidad de una tarea importante

Tan rápido como identifiques que sientes incomodidad por una tarea, agenda quince minutos en tu calendario únicamente para escribir sobre esta. Es importante que durante este rato no intentes avanzar trabajo, el único objetivo que tienes es escribir todas las ideas que te vengan a la cabeza.

Puedes comenzar explicando cómo la abordarías, o qué pasos darías, qué problemas ves o si no se te ocurre nada simplemente describe la tarea tal y como te la han pedido. Si aparece una buena idea, subráyala y continúa escribiendo.

Esto hará que vayas acostumbrando a tu cerebro a sentirse cómodo pensando en la tarea y a dejar de verla como un peligro. Por otro lado, escribir es una buena fórmula para tener buenas ideas que te servirán más adelante para hacer mejor la tarea.

📏 Cómo cambiar nuestro sistema de evaluación interno

Los estoicos dividían las cosas entre aquellas que podían controlar y aquellas que no, y se esforzaban para que su evaluación interna fuera sobre las primeras. Por ejemplo, puedes controlar esforzarte por hacer bien tu trabajo, pero no puedes controlar que los demás te feliciten. Evaluarte por el primero te dará tranquilidad mental, mientras que hacerlo por el segundo te generará frustración.

Esto sucede porque los resultados de nuestras acciones no están bajo nuestro control, por ello, cuando nos evaluamos en base a ellos, nos sentimos más inseguros y tenemos miedo a fracasar. En cambio, evaluarnos por nuestras acciones y el proceso, nos permitirá sentirnos más seguros, ya que alcanzar nuestra meta solo dependerá de nosotros mismos.

Tu valor es constante, no tiene precio, y nunca sube o baja como consecuencia de tus resultados o tu rendimiento. Ancla tu identidad a algo que no puedas perder de un momento a otro.

#131 Cortar leña, llevar agua - by Samuel Gil (sumapositiva.com)

A continuación te explico un ejercicio para definir un nuevo sistema de evaluación basado en el proceso y no en el resultado.

Ejercicio: Identifica LA ÚNICA responsabilidad

El objetivo de este ejercicio es, previamente a comenzar una tarea, elegir una única responsabilidad sobre la que te evaluarás. Para hacerlo sigue los siguientes pasos:

1. Piensa cómo sería evaluarte por el proceso, y no por el resultado, en la tarea que estás apunto de comenzar.

2. Escribe en un trozo de papel “mi única responsabilidad en la siguiente tarea es…” y finaliza la frase con el sistema de evaluación que has definido.

3. Visualiza cómo deberías hacer la tarea sabiendo que esta es tu única responsabilidad.

4. Comienza a hacer la tarea. Cada vez que sientas que estás pensando en resultados o en acabar rápido, recupera el papel y visualiza de nuevo cómo sería el proceso si te evaluarás por la responsabilidad que has escrito.

5. Al final de la tarea, puntúa con una nota cómo de bien lo has hecho en base a la responsabilidad propuesta.

Volviendo al ejemplo anterior, fíjate que evaluarte por haber dedicado una hora a escribir ideas para un guión o evaluarte por terminar el guión son cosas completamente distintas.

Si vas a escribir un guión, podrías decir “mi única responsabilidad es dedicarle una hora a escribir ideas y explorar alternativas”. Cuando te visualices ejecutando la tarea con esta responsabilidad en mente, probablemente te imaginarás usando papeles, posits, explorando ideas, escribiendo y tachando sin llegar a ninguna conclusión. Las tentaciones como acabar rápido y cerrar el guión perderán importancia.

Otro ejemplo, si vas a practicar un deporte, podrías decirte “mi única responsabilidad es esforzarme al máximo”. Probablemente centrarte en el esfuerzo te permitirá liberarte de presiones como hacerlo bien o que te feliciten.

Cuando te visualices probablemente te imaginarás dedicando toda tu energía salga como salga. Al final de la sesión, no te evaluarás por si lo has hecho bien, solamente por si realmente te has esforzado.

El concepto de minimizar la responsabilidad a una sola cosa nos ayuda a mantener el foco y evitar sentirnos abrumados por objetivos que están fuera de nuestro alcance.

🚀 Dejar de planificarte y pasar a la acción

Planificarse es una de mis formas de procrastinación favoritas. Me puedo pasar horas y horas dándole vueltas al plan perfecto. Y es cierto que planificar no tiene nada de malo, en realidad es una de las actividades más importantes para conseguir nuestros objetivos. Sin embargo, como en todo, lo adecuado es el equilibrio. Si abusamos acabamos perdiendo el tiempo y la motivación.

Un factor importante para la motivación es sentir que avanzamos. Cuando hemos planificado durante mucho tiempo, y no hemos hecho ningún progreso real, perdemos el interés por aquello que nos había ilusionado al principio. Por ello, aunque el plan no sea perfecto, a veces es mejor pasar a la acción.

Para combinar de una forma adecuada la planificación con la acción, hay un concepto Japonés llamado Kaizen, que consiste en la búsqueda de pequeñas mejoras continuas hacia la dirección adecuada. Es decir, no importa tanto tener todo el plan listo, como simplemente saber los primeros pasos que debes tomar para mejorar y, a partir de ahí, ir descubriendo cómo continuar.

Una metáfora que ayuda a entender este concepto es la del cohete y el coche. Cuando pensamos en un plan, solemos hacerlo como si fuéramos a lanzar un cohete al espacio. Todo tiene que estar perfecto porque una vez despegue ya no tienes margen de maniobra y cualquier pequeño error puede generar una catástrofe.

Sin embargo, hay otra forma de lanzar un plan, que es parecida a conducir un coche: sabes dónde quieres llegar, pero no todo está perfectamente planificado. Durante el trayecto tendrás que ir acelerando y frenando, decidiendo si giras hacia la derecha o la izquierda, parando en los semáforos y reajustando la ruta si hay obras en la carretera.

La vida se parece más a conducir un coche que a lanzar un cohete. No podemos dejar que todo dependa del plan inicial, sino que tu capacidad de ir tomando decisiones a medida que avanzas es esencial para conseguir los objetivos.

Por eso, en vez de buscar el plan perfecto, ten claro el objetivo y los primeros pasos para entrar en acción y presta atención a cómo reacciona el entorno para adaptarte de forma adecuada.

Seguir el sistema Kaizen, te permite evitar la procrastinación por planificación. Ya que comienzas a avanzar cuanto antes hacia la meta y, por consiguiente, a aprender. Te da flexibilidad para adaptarte a las nuevas oportunidades e ir actuando en base al conocimiento que vas obteniendo. Y, además, es un ejercicio de humildad. A menudo, cuando no queremos dar un paso hasta que estemos totalmente preparados, es el ego el que nos dice que no nos podemos permitir fracasar.

Resumen para la gente sin tiempo

• Afilar la sierra: En nuestro día a día, tenemos tanta prisa por terminar las tareas que nos lanzamos directamente a ejecutar una tras otra. En nuestro caso, afilar la sierra quiere decir parar un momento para hacer aquellos ejercicios que nos ayudarán a ser más efectivos cuando trabajemos.

• Para recuperar la motivación prepara una carta de compromiso o recuerda los logros que has conseguido hasta ahora.

• Para estar incómodo en la incomodidad, agenda quince minutos en tu calendario únicamente para escribir sobre la tarea que te incomoda. Es importante que durante este rato no intentes avanzar, el único objetivo que tienes es escribir.

• Para cambiar tu sistema de evaluación, previamente a comenzar una tarea, elige una única responsabilidad sobre la que te evaluarás. Esta responsabilidad debe basarse en el proceso y no en el resultado. Escríbela en un papel, visualizate como harías la tarea sabiendo que te evaluarás únicamente por esta.

• Deja de planificarte: No intentes buscar el plan perfecto, en cambio ten claro el objetivo y los primeros pasos para entrar en acción, y presta atención a cómo reacciona el entorno para identificar las oportunidades y riesgos.