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La productividad no es hacer más, sino conseguir lo mismo haciendo menos. Si somos capaces de priorizar el tiempo correctamente, deberíamos poder eliminar gran parte de nuestras tareas diarias, sin tener que renunciar a conseguir aquello que queremos.
Este es el segundo artículo de la serie sobre productividad:
Priorizar el tiempo correctamente - Artículo de hoy
Dejar de evitar las tareas importantes
En el artículo anterior identificamos nuestros objetivos y en este hablaremos de:
⏱ Priorizar el tiempo, no las tareas
💎 ¿Cómo identificar las tareas importantes?
🧨 ¿Qué hacer con las tareas menos importantes?
⏱ Priorizar el tiempo, no las tareas
Es un cambio de mentalidad, consiste en entender que lo que estamos priorizando no son las cosas que debemos hacer, sino nuestro tiempo. Cuando no lo hacemos así acabamos creando una lista interminable de tareas “importantes”, con la que no podremos cumplir. Por este motivo hay que hacerlo al revés, primero, entender cuánto tiempo libre tenemos y, a partir de ahí, decidir cuántas tareas podemos hacer.
El motivo es que todas las tareas son (en cierta medida) importantes, sino no las tendrías en tu lista. De modo que, si no usas el tiempo para marcar el final, siempre vas a planificar más trabajo del que realmente puedes hacer.
Plan = Tiempo - Tareas
Cuando pensamos en dinero todos tenemos interiorizado que, para tener buena salud financiera, los gastos no pueden superar los ingresos. En cambio, nuestro tiempo es mucho más importante (y escaso) que el dinero, pero rara vez pensamos que, para tener una buena salud mental, tus horas de trabajo no pueden superar tus horas disponibles para trabajar.
Ejercicio de bloqueo de tiempo (timeboxing)
Ve a tu calendario, mira la semana siguiente y cuenta las horas que te quedan disponibles.
Haz una lista de tareas que se ajuste a esas horas.
Cuando la tengas, calendariza cada tarea en los espacios libres.
Ningún método de organización te va a servir si no haces este cálculo antes. La regla es sencilla: Tus tareas no pueden superar tu tiempo libre. Si lo hacen, una de dos, o no podrás completarlas o te tocará trabajar más de lo que te gustaría.
En cambio, saber de antemano qué trabajo no podremos completar la semana siguiente, nos da margen para buscar alternativas, avisar a las personas afectadas y sacarnos una presión innecesaria de encima.
Nota aclaratoria: En el ámbito laboral, no estoy sugiriendo que tengamos que limitar las horas a las del contrato. Quizás quieras hacerlo o, quizás, acabas de comenzar en una nueva empresa y quieres dedicar un par de horas más para ponerte al día. Esta es una decisión personal. Lo que intento proponerte es que elijas conscientemente el tiempo que le vas a dedicar a tus objetivos.
Cómo evitar quedarnos siempre cortos de tiempo
Algo que te puede suceder, es que no aciertes al estimar el tiempo que necesitas para llevar a cabo una tarea. Es tentador querer encajar tantas tareas como sea posible en el calendario. Nos da una gran satisfacción cuando vemos que hemos podido cuadrarlo todo. Sin embargo, cuando llegue el momento de hacer las tareas, comprobarás que tus expectativas eran irreales. Este problema tiene fácil solución.
Ejercicio para estimar el tiempo de cada tarea
Dedica una semana entera a apuntar el tiempo que inviertes en cada tarea.
Al final de la semana agrupa las tareas similares y haz la media para cada grupo.
El resultado será el tiempo estimado que vas a usar a partir de ahora para cada tipo de tarea.
Probablemente pensarás que cada tarea es muy diferente, incluso dentro de cada grupo, y que la media nunca será una representación exacta del tiempo que realmente necesitas… y es verdad, no lo será. A veces te llevará algo más de tiempo y otras veces algo menos. Pero el objetivo del ejercicio no es ser precisos en cada tarea, sino evitar que siempre sobrecargues tu calendario con expectativas de tiempo inferiores a las reales.
Existen esfuerzos puntuales, pero justificados
Para que no se malinterprete, creo que ser capaces de hacer un esfuerzo extraordinario en situaciones puntuales es una virtud, no un problema. Hay semanas en las que tienes que hacer más de lo que te dan las horas y, situaciones, en las que trabajar día y noche no es una opción. Sin embargo, si cuando tenemos la alternativa de balancear mejor nuestra vida, seguimos con la misma inercia de sacrificio injustificadamente, estamos convirtiendo la virtud en una acción vacía: el esfuerzo deja de tener valor porque lo malgastas en cualquier trivialidad.
la virtud es una disposición voluntaria adquirida, que consiste en un término medio entre dos extremos malos, el uno por exceso y el otro por defecto
Aristóteles
💎 Cómo identificar las tareas importantes
Hay algunas tareas que son realmente importantes y otras que son buenas ideas o compromisos con los que nos gustaría cumplir pero, en realidad, no tendrán demasiado impacto en nuestros objetivos. Saber distinguir entre estas dos categorías, es la habilidad más importante para la productividad.
Cuando dedicas todo tu tiempo a apagar incendios, queda muy poco tiempo y energía para planificar.
Para hacer esta priorización mucha gente utiliza la matriz de Eisenhower, donde se clasifican las tareas por urgencia e importancia. Sin embargo, aunque este modelo es útil para mucha gente, a menudo el problema está en que no tenemos claro qué es realmente importante, o no somos sinceros con nosotros mismos cuando nos hacemos esta pregunta. De modo que acabamos clasificando en esta categoría aquellas tareas por las que sentimos más presión, y no las más efectivas para conseguir nuestros objetivos.
Por ese motivo, a menudo lo que necesitamos no es una matriz para clasificar las tareas, sino una forma de ser objetivos cuando evaluamos la importancia de estas.
Ejercicio de las tres pruebas
Cuando tengas claros tus objetivos, marca un día de la semana para coger tu lista de tareas y pensar cuáles son realmente importantes para conseguirlos. Para hacerlo, hazte todas las preguntas siguientes:
¿Esta tarea te acerca a tu objetivo? (Prueba que la dirección es la correcta)
¿Esta tarea tendrá un impacto significativo dentro de un año? (Prueba que el impacto es importante)
Si fuera tu amigo quien estuviera en tu situación, ¿le recomendarías que la hiciese? (Prueba que estás tomando una decisión racional)
Las tareas importantes deben superar las tres pruebas.
Con la primera pregunta identificas aquellas tareas que están en la dirección correcta, es decir, las que realmente te acercan a tu meta. Esto te ayudará a descartar aquellas novedades e ideas tentadoras que no tienen nada que ver con tus objetivos.
Con la segunda pregunta, eliminas aquellas tareas que, aunque tengan la dirección correcta, no tienen un impacto significativo en el futuro. Es importante aclarar que esto no quiere decir que el efecto de hacer la tarea hoy se vea reflejado dentro de un año. Sino que, si eres persistente con esta tarea, conseguirás tener un impacto significativo en ese tiempo.
Por ejemplo, si tu objetivo es estar sano, que hoy hagas ejercicio físico no tendrá un efecto en tu salud, pero si lo haces cada día, dentro de un año sí lo tendrá. Entonces, esta tarea cumpliría el requisito. En cambio, que durante un año tomes suplementos deportivos o no, es poco probable que tenga un impacto significativo en tu salud (a no ser que seas un atleta de élite). Por lo tanto, este segundo caso no superaría la prueba.
Con la última pregunta tomamos un enfoque más racional para eliminar todas aquellas tareas que parecían grandes ideas, e incluso podrían tener impacto dentro de un año, pero, en el fondo, son una inversión de tiempo y esfuerzo absurda. Como dijimos en el artículo anterior, siempre vemos con más claridad lo que deberían hacer los demás que lo que deberíamos hacer nosotros, ya que con ellos estamos libres de emociones.
Por ejemplo, que cada mes ahorres todo tu sueldo para poder comprar la casa de tus sueños, y por ello no puedas hacer nada más (tomar algo con amigos, salir al cine, ir a un restaurante, pagarte un curso, etc.) sí que te acerca a tu meta, y además tendrá un impacto significativo dentro de un año, sin embargo, seguro que no se lo recomendarías a un amigo.
Cuando acabes de hacer este ejercicio, tendrás tus tareas importantes. De estas, algunas serán urgentes y otras no. La lógica nos dice que deberíamos ordenarlas por este criterio, sin embargo, a menudo esto nos lleva a estar siempre apagando incendios. Durante la semana, te interesa combinar las tareas que son urgentes con las que no lo son, para que en el futuro no se acaben convirtiendo en urgentes.
🧨 ¿Qué hacer con las tareas menos importantes?
Identificar las prioridades no quiere decir que no vayamos a hacer nada más, quiere decir que tenemos claro lo que debemos asegurar que haremos la semana siguiente. Pero, si tenemos tiempo restante también lo queremos usar correctamente.
Lógicamente todos tenemos urgencias con las que, aunque no sean realmente importantes, queremos cumplir. Para este tipo de casos, puedes usar el siguiente procedimiento:
Si puedes delegar la tarea, hazlo. Por ejemplo, aunque presentar la declaración de la renta no te ayuda a conseguir tus objetivos, es obligatoria, en este caso podrías contratar a un gestor.
Si no puedes delegarla, piensa cómo la puedes completar dedicándole el mínimo tiempo y esfuerzo. Con dos o tres minutos es suficiente, te sorprenderás de la cantidad de tareas que puedes simplificar. Un ejemplo sería reusar un powerpoint antiguo, en vez de crear una presentación de cero. Otro ejemplo sería usar una IA generativa para resumir un libro o escribir un correo.
Una vez hecho lo anterior, comienza el día siempre con lo importante y deja las urgencias que no son tan importantes para última hora. ¿Por qué? Nos encanta cerrar las urgencias a primera hora porque sentimos presión mientras están abiertas. Sin embargo, es justamente esta pequeña dosis de estrés lo que hará que, al final del día, continuemos teniendo algo de energía para hacer la tarea. En cambio, las tareas importantes suelen ser más complejas, si nos pasamos el día resolviendo urgencias y dejamos las prioridades para el final, las acabaremos retrasando hasta que se vuelvan urgentes.
Cuando vayas a hacer la tarea, no te interesa ser perfeccionista. Si en algún momento no quieres entrar en cada detalle, es ahora. Acepta que el resultado puede ser mediocre. Recuerda que lo que quieres es tener tiempo para hacer lo importante, no que te den una palmada en la espalda por cada cosa que haces bien.
Finalmente, si eres de las personas que le cuesta deshacerse de tareas, en vez de preguntarte, ¿qué debo hacer? pregúntate, ¿qué sucederá si no lo hago? A menudo es revelador ver que realmente no sucederá nada grave.
Resumen
Prioriza el tiempo y no las tareas: Ve a tu calendario, mira la semana siguiente, cuenta las horas que te quedan libres y haz una lista de tareas que se ajuste esas horas. Cuando la tengas, calendariza cada tarea en los espacios libres.
Define qué tareas son importantes con estas tres preguntas:
¿Esta tarea te acerca a tu objetivo?
¿Esta tarea tendrá un impacto significativo dentro de un año?
Si fuera tu amigo quien estuviera en tu situación, ¿le recomendarías que la hiciese?
Para las tareas que no son importantes pero igualmente las quieres hacer:
Si puedes delegala
Sino piensa dos minutos en cómo invertir el mínimo esfuerzo
Déjalas siempre para el final del día
No seas perfeccionista
Para no estresarte, pregúntate, ¿qué sucederá si no lo hago?
Priorizar el tiempo es uno de los mayores retos de la vida ajetreada y compleja que llevamos. Muy útil tus sugerencias.
¿Cómo identificar lo que realmente importa en la vida? Warren Buffett: “Escribe lo que te gustaría que dijera tu obituario, y luego trata de hacer lo necesario para cumplirlo.”